How to make dropbox files available offline pc or mac

Whatever device you’re using with Dropbox, whether it’s a computer, tablet, or phone, you can make your files available offline. This is similar to downloading your files, except it also keeps them in Dropbox, so they’re saved offline on your device as well as online on dropbox.com.

This means that you can open them from Dropbox and use or edit them in applications on your device, without being connected to the internet.

Note: While you’re offline, changes made to your offline files won’t “sync”. This means that the changes you make offline won’t be updated everywhere else you access your files in Dropbox, and vice versa. Once you’re back online, Dropbox will sync the changes you made to your offline files everywhere you access them in Dropbox.

Make a files available offline on a computer

  1. Download the Dropbox desktop app, if you haven’t already.
  2. Make sure there’s an application on your computer that can open your files offline. For example, to view a PDF, you need a PDF viewer installed on your computer.
  3. Open File Explorer (Windows) or Finder (Mac) and navigate to the file or folder.
    • If you don’t see the file or folder you’d like to save offline, open your desktop app preferences, click the Sync tab, and check the box next to the folder you’d like to make available offline. If you’re trying to make a file available offline, check the box next to the folder that file is stored in. Learn more about selective sync.
  4. Right-click the file or folder, hover over Smart Sync, and click Local. (If the file already has a checkmark next to Local, it’s already available offline and there’s no need to do anything).
  5. Wait a few minutes, while the file or folder updates. Once you see a solid green checkmark on the file or folder, that means it’s available offline. Learn about the different sync icons and what they mean.

The file is now available offline, from the Dropbox folder in File Explorer (Windows) or Finder (Mac).

Make files available offline on a phone or tablet

Files in the Dropbox mobile app aren’t stored on your phone or tablet, so they aren’t available offline by default.

To make files available offline on your phone or tablet:

  1. Download, sign into, and open the Dropbox mobile app, if you haven’t already.
  2. Next to or under the file you’d like to make available offline, tap the “” (ellipsis).
    • Note: The ability to make an entire folder available offline is only available to customers on Dropbox Plus, Family, Professional, and Business plans. The ability to make individual files available offline is available to all Dropbox users.
  3. Toggle on (Android) or tap (iPhone/iPad) Make Available Offline. To make your file only available online again, toggle off Make Available Offline (Android) or tap Remove from device (iPhone/iPad).

Find your offline files

Once a file has been made available offline, it will have an offline icon (white downward-facing arrow in a green circle) next to or under it in your file list. To see a list of your offline files:

  1. Open the Dropbox mobile app.
  2. On Android, tap the menu icon (horizontal lines) in the top left. On iPhone or iPad, tap the account icon (person) in the bottom right.
  3. Tap Offline (Android) or Manage Offline Files (iPhone/iPad).

Keep your offline files updated

By default, your offline files don’t stay continuously updated, or “synced”, if you’re only connected to data. You must be connected to Wi-Fi with your list of offline files open for them to update.

To update an offline file while you’re connected to data, go to your list of offline files and tap the yellow “!” (exclamation point) next to the file you’d like to update. To update all of your offline files while you’re connected to data, go to your list of offline files and tap the refresh icon (circular arrow in the top right).

To set your offline files to update all the time, whether you’re connected to Wi-Fi or only data:

  1. Open the Dropbox mobile app.
  2. Open your app settings.
    • On Android, tap the menu icon (horizontal lines) in the top left and then Settings.
    • On iPhone/iPad, tap the account icon (person) in the bottom right and then the gear icon in the top left.
  3. Toggle Use data for offline files (Android) or Use Cellular Data (iPhone/iPad) to on.

See info about your offline files

  1. Open the Dropbox mobile app.
  2. Open your app settings.
    • On Android, tap the menu icon (horizontal lines) in the top left and then Settings.
    • On iPhone/iPad, tap the account icon (person) in the bottom right and then the gear icon in the top left.

There, you can see:

  • Available Space — How much storage space is available on your phone or tablet for offline files.
  • Space Used — How much storage space your offline files are currently using on your phone or tablet.

Нет Wi-Fi? Ничего страшного.

Благодаря функции синхронизации и доступа в автономном режиме вы сможете быстро настраивать доступ к файлам в Dropbox даже при отсутствии доступа к Wi-Fi. Нет выхода в Интернет в поезде, самолете или приходится работать удаленно в кафе? Не проблема — просто настройте доступ к нужным файлам в автономном режиме.

Получите доступ к своим файлам со всех устройств

Программа Dropbox обеспечивает возможность автоматической синхронизации файлов на сервере с файлами на ПК с операционной системой Windows или Mac для работы с ними в автономном режиме. Синхронизацию для доступа в автономном режиме также можно использовать для работы с файлами на устройствах iOS и Android. Мобильность означает, что у вас и ваших коллег есть возможность работать над общими проектами и удаленно без ограничений, как из дома, так и в пространствах для коворкинга или в режиме удаленного совместительства.

Сделайте папки доступными

Для систематизации файлов в Dropbox можно создавать папки. Любую папку можно целиком синхронизировать с папкой на компьютере или мобильном устройстве для работы в автономном режиме. Доступ к папкам сохраняется у всех участников рабочей группы, включая удаленных фрилансеров, даже в тех случаях, когда кто-то из коллег работает в автономном режиме в самолете по пути на конференцию или в офисе внезапно пропал Интернет.

Что означает удаленная работа или работа в автономном режиме?

Удаленная работа и работа в автономном режиме — это два вида деятельности, которые иногда могут быть связаны между собой. Работа в автономном режиме означает наличие доступа к папкам и файлам без подключения к Интернету. При работе над файлом в автономном режиме все изменения будут синхронизированы после восстановления подключения. Удаленная работа означает работу вне обычной рабочей среды, при этом вы можете работать автономно без доступа к сети Wi-Fi или при ограниченной возможности выхода в Интернет. В состав рабочих групп могут входить удаленные фрилансеры или же штатные сотрудники, которые работают только удаленно и никогда не бывают в офисе.

Можно ли работать в автономном режиме с Dropbox?

Да, вы можете работать в автономном режиме с файлами и папками Dropbox с мобильного устройства. Чтобы сделать файлы доступными в автономном режиме, просто включите опцию «Доступно в автономном режиме» для отдельных файлов, с которыми вы хотели бы работать. Клиенты Dropbox Professional, Dropbox Business или Dropbox Enterprise также могут сделать папки доступными в автономном режиме, включив ту же самую опцию в каждой папке.

Происходит ли обновление и синхронизация файлов в Dropbox автоматически?

Программа Dropbox выполняет обновление версий исинхронизацию файлов автоматически при каждом выходе в Интернет. Это гарантирует, что на всех подсоединенных устройствах у вас всегда будет самая свежая версия файла. При этом можно отменить синхронизацию отдельных файлов в режиме онлайн. Включив выборочную синхронизацию, можно отобрать файлы для автоматического обновления и синхронизации при каждом подключении к Интернету.

Можно ли работать в Dropbox Paper в автономном режиме?

В Dropbox Paper можно работать в автономном режиме при наличии мобильного приложения Paper. С мобильным приложением Paper можно создавать новые документы, редактировать существующие, добавлять комментарии, а также быстро обмениваться данными с коллегами, участниками рабочей группы и сотрудниками, работающими удаленно. В автономном режиме можно просматривать, редактировать и комментировать помеченные звездочкой или недавно использовавшиеся документы, при этом все внесенные изменения будут синхронизированы после входа в сеть.

Syncing with Dropbox

Sync is the process by which your content is synchronized (synced) between your cloud storage, computers and mobile devices. It means the latest versions of files are always at your fingertips. Let’s look at how this works.

– Sync happens automatically in your Dropbox account. If there’s a change—a new file or folder, an edit to an existing file, or a deletion—Dropbox will update those changes from one device to all other devices you’ve signed into.

– All updates happen in the background, as long as you have an active internet connection, you have Dropbox on your computer or mobile device, and you’re signed in. If you’re offline, files in your Dropbox folders will sync as soon as the device is online again.

Be sure to download Dropbox on your computer and any device you plan on using to access your files. Sign in to Dropbox on each of these devices with the same email address and password.

Save space with Smart Sync

Dropbox Smart Sync is a feature available to customers on Dropbox Plus, Family, Professional, and Business plans. Smart Sync allows you to easily free up hard drive space on your computer by moving files and folders to the cloud (online-only).

Files and folders stored with Smart Sync will appear in the Dropbox folder on your computer, in the Dropbox mobile app, and on dropbox.com for easy file management. When you need to access a file that is stored with Smart Sync, just double-click it and Dropbox quickly downloads and opens it for you.

With Smart Sync and selective sync, you can spend less time managing your storage space and more time doing work that matters.

Синхронизируйте данные на разных устройствах и платформах

Ваши файлы могут быть легкодоступными, даже если вы в транспорте или в отпуске. Для этого сохраните файл в папке Dropbox на компьютере, и он автоматически синхронизируется с данными на вашем мобильном устройстве. Синхронизация файлов в облачном хранилище доступна для различных устройств и платформ, от компьютеров с операционной системой Windows и Mac, до мобильных устройств, включая iPad и Android с мобильным приложением Dropbox.

Благодаря тому, что автоматическая синхронизация новых и измененных файлов выполняется везде, вам больше не придется тратить время на отправку новых версий файлов соавторам. Чтобы вы точно знали, что ваши важные файлы полностью синхронизированы, они помечаются зеленой галочкой.

Случайно обновили что-то раньше, чем нужно? Благодаря тому, что предыдущие версии файлов сохраняются в течение 30 дней, — а для пользователей Dropbox Business этот срок составляет целых 180 дней, — вы всегда сможете восстановить одну из предыдущих версий синхронизированных файлов.

Получите автономный доступ на всех ваших устройствах

Программа для компьютера позволяет работать с синхронизированными локально файлами и папками даже при отсутствии выхода в Интернет. При выходе в Интернет Dropbox автоматически выполнит синхронизацию ваших файлов и папок со всеми последними изменениями. Вы также можете выбрать файлы для доступа в автономном режиме со смартфона Android или iPhone и даже iPad.

Сэкономьте место

Освободите дисковое пространство путем отправки файлов в облако с умной синхронизацией от Dropbox. Вы по-прежнему сможете просматривать каждую папку и файл с рабочего стола, даже несмотря на то, что они будут синхронизированы с облаком и сохранены. Когда вы захотите открыть их, файлы будут автоматически синхронизироваться на ваш жесткий диск — но только когда вам это необходимо.

Как синхронизировать файлы и папки в Dropbox?

Синхронизировать файлы и папки Dropbox на всех устройствах можно с помощью приложения Dropbox. Войдите в свой аккаунт Dropbox на каждом устройстве, затем добавьте свои файлы и папки в папку Dropbox на компьютере, телефоне или планшете. Последняя версия всех ваших файлов и папок будет доступна на каждом устройстве.

Что такое умная синхронизация Dropbox?

Умная синхронизация Dropbox — это функция, обеспечивающая экономию места на жестком диске за счет переноса старых файлов и папок с жесткого диска в облачное хранилище. Благодаря умной синхронизации вы сможете с компьютера просматривать и использовать все хранящиеся в вашем аккаунте Dropbox данные, не занимая места на жестком диске

Синхронизируйте данные на разных устройствах и платформах

Ваши файлы могут быть легкодоступными, даже если вы в транспорте или в отпуске. Для этого сохраните файл в папке Dropbox на компьютере, и он автоматически синхронизируется с данными на вашем мобильном устройстве. Синхронизация файлов в облачном хранилище доступна для различных устройств и платформ, от компьютеров с операционной системой Windows и Mac, до мобильных устройств, включая iPad и Android с мобильным приложением Dropbox.

Благодаря тому, что автоматическая синхронизация новых и измененных файлов выполняется везде, вам больше не придется тратить время на отправку новых версий файлов соавторам. Чтобы вы точно знали, что ваши важные файлы полностью синхронизированы, они помечаются зеленой галочкой.

Случайно обновили что-то раньше, чем нужно? Благодаря тому, что предыдущие версии файлов сохраняются в течение 30 дней, — а для пользователей Dropbox Business этот срок составляет целых 180 дней, — вы всегда сможете восстановить одну из предыдущих версий синхронизированных файлов.

Получите автономный доступ на всех ваших устройствах

Программа для компьютера позволяет работать с синхронизированными локально файлами и папками даже при отсутствии выхода в Интернет. При выходе в Интернет Dropbox автоматически выполнит синхронизацию ваших файлов и папок со всеми последними изменениями. Вы также можете выбрать файлы для доступа в автономном режиме со смартфона Android или iPhone и даже iPad.

Сэкономьте место

Освободите дисковое пространство путем отправки файлов в облако с умной синхронизацией от Dropbox. Вы по-прежнему сможете просматривать каждую папку и файл с рабочего стола, даже несмотря на то, что они будут синхронизированы с облаком и сохранены. Когда вы захотите открыть их, файлы будут автоматически синхронизироваться на ваш жесткий диск — но только когда вам это необходимо.

Как синхронизировать файлы и папки в Dropbox?

Синхронизировать файлы и папки Dropbox на всех устройствах можно с помощью приложения Dropbox. Войдите в свой аккаунт Dropbox на каждом устройстве, затем добавьте свои файлы и папки в папку Dropbox на компьютере, телефоне или планшете. Последняя версия всех ваших файлов и папок будет доступна на каждом устройстве.

Что такое умная синхронизация Dropbox?

Умная синхронизация Dropbox — это функция, обеспечивающая экономию места на жестком диске за счет переноса старых файлов и папок с жесткого диска в облачное хранилище. Благодаря умной синхронизации вы сможете с компьютера просматривать и использовать все хранящиеся в вашем аккаунте Dropbox данные, не занимая места на жестком диске

This feature is only available to users on Dropbox Plus, Family, Professional, or Business plans.

Smart Sync is a feature of the Dropbox desktop app that allows you to make files online-only so you can save hard drive space on your computer. You can choose which files to make online-only or let automatic Smart Sync choose for you.

Note: The Smart Sync preferences you choose are unique to each computer and don’t affect other computers you use with Dropbox.

Set a file or folder to online-only or local

To set a file or folder to online-only manually, using Smart Sync:

  1. Open File Explorer (Windows) or Finder (Mac).
  2. Open the Dropbox folder.
  3. Right-click the file or folder you’d like to set to online-only.
  4. Hover over Smart Sync.
  5. Click Online Only. If you’d like to save your file back to your computer’s hard drive again, click Local.

Online-only explained

If you’ve never turned on Smart Sync or set a file or folder to online-only, then all of the files and folders in the Dropbox folder on your computer are “local”. This means that they take up space both on your computer’s hard drive and in your Dropbox account and are available whether you’re online or offline.

If you set a file or folder to online-only, you’ll still see the file or folder in the Dropbox folder on your computer, but it’s just a placeholder. You can only open it if you’re connected to internet. Dropbox removes it from your computer’s hard drive, so that it only takes up space in your Dropbox account online.

Anytime you open an online-only file, Dropbox automatically changes it to be “local” again, but you can change it back to online-only at any time.

Smart Sync vs. selective sync

Selective sync also helps you save hard drive space by removing files from your hard drive so that they’re online-only. However, those files will no longer appear in the Dropbox folder on your computer.

Automatic Smart Sync

You can turn on automatic Smart Sync so that files that you don’t open from your computer for a few months become online-only automatically and new files you add online become online-only by default. That way, the files that you don’t regularly use won’t take up space on your computer.

To turn on automatic Smart Sync:

  1. Open your Dropbox desktop app preferences.
  2. Click the Sync tab.
  3. Under Save hard drive space automatically, select On.
    • If you’re on a Dropbox Business team, and you prefer your admin manage this setting for youLet my admin manage this setting.

Note: If an application on your computer needs a file to be local to function properly, automatic Smart Sync will set it to local temporarily and return it to online-only later.

Set files you add to web to online-only by default

To make all files that you add to dropbox.com online-only by default:

  1. Open your Dropbox desktop app preferences.
  2. Click the Sync tab.
  3. Click the dropdown next to Files added on web default and click Online-only.
    • If automatic Smart Sync is on, you can’t choose this option because your files already default to online-only.

Why online-only files may take up a little space

Online-only files take up a small amount of space on your hard drive because the placeholder requires space to store the file name and the shortcut to dropbox.com, but it takes up much less space than the file itself would.

Note: On Mac, online-only files may appear to take up the full amount of space. To fix this, follow the instructions in the “Set online-only files to zero ‘logical’ size” section of this article.

System requirements for Smart Sync

Mac: OS X Mavericks (10.9)

Windows: 7 and up

Note: You can’t use Smart Sync on a mobile device, but you can set your Dropbox files to be available offline on a mobile device.

How to make dropbox files available offline pc or mac

I’m a longtime Dropbox user. They were one of the first companies to offer seamless cloud storage and file sharing, and I have yet to see another service come along and offer something good enough (and free enough) to make me switch. That being said, I hate their native Mac app and use this little tip to avoid using it.

If you hate the desktop version of the Dropbox app as much as I do, here’s how to make Dropbox open folders in Finder.

Make Dropbox open folders in Finder

Ensure the Dropbox app is running on your Mac and follow these steps.

Step 1. Click the Dropbox icon in your Mac’s menu bar located at the top of your screen.

Step 2. In the window that pops up, find your account icon located in the far top right and click the down arrow next to it.

Step 3. This should activate a dropdown menu, where you will see a Preferences tab. Click it.

Step 4. We are now in the General pane of the Preferences tab, and you should see the option ‘Open folders in.’ Click it, and select Finder.

Now anytime you tap the Dropbox icon in your menu bar and select Folders, your Dropbox Folder will open in a native Finder window. It feels a lot more integrated with macOS, and again it allows you to skip dealing with the desktop Dropbox app.

  • Forums
  • iPhone, iPad, and iPod Touch
  • iPad
  • iPad

ahostmadsen

macrumors 6502a
  • Mar 21, 2019
  • #1
  • I use Dropbox. So, to work while I was flying, I selected some folders to make available offline in the Dropbox app. But when I tried to edit an MS Word document, Dropbox helpfully informed me that I can view the file offline, but not edit it. That’s absurd!

    So, how do you work with files when you have no internet connection? Of course, on a Mac that’s trivial. But on an iPad.

    How to make dropbox files available offline pc or mac

    saberahul

    macrumors 68040
    • Mar 21, 2019
  • #2
  • ahostmadsen

    macrumors 6502a
    • Mar 21, 2019
  • #3
  • How to make dropbox files available offline pc or mac

    saberahul

    macrumors 68040
    • Mar 22, 2019
  • #4
  • Of course you can. Save then go to send a copy and click on Other Apps and go to documents.

    It’s not ideal, but it works.

    How to make dropbox files available offline pc or mac

    saberahul

    macrumors 68040
    • Mar 22, 2019
  • #5
  • Just to add, this is also the reason why I stopped using Word altogether. I understand this may not be an option for all, but if you have the freedom to not work with .docx and change your work style, you may benefit greatly from my set up, which is:

    – Use markdown for all text related work. Markdown is extremely powerful and can be converted to many different formats very easily
    – If you work out of iOS primarily, though this applies to any platform, use the power of Git to track, backup, and sync your files. On iOS, Working Copy does wonders (though you’ll need to pay $16 or so to be able to commit and push)

    How to make dropbox files available offline pc or mac

    MisterSavage

    macrumors 68030
    • Mar 22, 2019
  • #6
  • How to make dropbox files available offline pc or mac

    RevTEG

    macrumors 65816
    • Mar 22, 2019
  • #7
  • I work while flying all the time. However, I use iCloud and Pages. I also use Dropbox as a backup to my backup for projects that I cannot afford to lose. Although I’ve never lost anything with iCloud. I just always believed one is none and two is one.

    When I use Pages while flying the changes just auto backup as soon as I connect to data or WiFi. Then I update the new version to Dropbox.

    With the iPad and the files app you can select what files to have a local copy saved to the iPad. Most of my Pages documents are saved locally as well as in the cloud. The whole automatically syncing updated versions to all my devices is awesome.

    Unfortunately, I don’t know how all of that works with Microsoft. Their office software is great but I haven’t used it since 2006 or 2007.

    How to make dropbox files available offline pc or mac

    Newtons Apple

    Suspended
    • Mar 22, 2019
  • #8
  • ahostmadsen

    macrumors 6502a
    • Mar 22, 2019
  • #9
  • Altis

    macrumors 68040
    • Mar 22, 2019
  • #10
  • ahostmadsen

    macrumors 6502a
    • Mar 22, 2019
  • #11
  • I work while flying all the time. However, I use iCloud and Pages. I also use Dropbox as a backup to my backup for projects that I cannot afford to lose. Although I’ve never lost anything with iCloud. I just always believed one is none and two is one.

    When I use Pages while flying the changes just auto backup as soon as I connect to data or WiFi. Then I update the new version to Dropbox.

    With the iPad and the files app you can select what files to have a local copy saved to the iPad. Most of my Pages documents are saved locally as well as in the cloud. The whole automatically syncing updated versions to all my devices is awesome.

    Unfortunately, I don’t know how all of that works with Microsoft. Their office software is great but I haven’t used it since 2006 or 2007.

    Unfortunately, it doesn’t work for MS Word. The issue is that Word is the standard for documents, so I have to work with that. Also, Dropbox is the standard platform for sharing documents.

    This is the first time I understand why people scream for a file system on iPad. With a proper file system, this would not be an issue.

    ahostmadsen

    macrumors 6502a
    • Mar 23, 2019
  • #12
  • I work while flying all the time. However, I use iCloud and Pages. I also use Dropbox as a backup to my backup for projects that I cannot afford to lose. Although I’ve never lost anything with iCloud. I just always believed one is none and two is one.

    When I use Pages while flying the changes just auto backup as soon as I connect to data or WiFi. Then I update the new version to Dropbox.

    With the iPad and the files app you can select what files to have a local copy saved to the iPad. Most of my Pages documents are saved locally as well as in the cloud. The whole automatically syncing updated versions to all my devices is awesome.

    Unfortunately, I don’t know how all of that works with Microsoft. Their office software is great but I haven’t used it since 2006 or 2007.

    I don’t see how you can download files offline in iCloud. There is no option to ‘make folder available offline.’ I searched Google, but didn’t find any solutions. ICloud may keep some files offline, but you have no control over which files.

    The only option I found to work is to store files in the Documents app. You sync folders to Documents from Dropbox, then export a file to MS Word (or other apps). MS word will require you to save the file before editing. You can save it back to Documents, where it weirdly ends up in ‘iTunes files.’ From there you can move it back to its rightful place once you have internet. Not great, but workable.